A. Perencanaan dan
Event
Perencanaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI) ialah proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan),[1]
sedangkan perencanaan sebuah event ialah upaya pemikiran dan perancangan sebuah
acara agar dicapai hasil yang efisien dan teratur.
Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga memerlukan sebuah
perencanaan yang akan menjadi pengarah kegiatan agar tercapai dengan baik dan
teratur. Charles Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku
komunikasi adalah representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang
memberikan panduan untuk mencapai tujuan”.[2]
Perencanaan yang baik akan menuntun kepada
keberhasilan sebuah pameran, apalagi jika penyelenggaraan pameran dikelola oleh
orang yang memiliki kreativitas yang tinggi, konseptor ulung, mediator,
inisiator, dan komunikator yang professional.
B.
Perencanaan Sebuah Event
Dalam merencanakan acara (event) sebagai pedoman penyelenggaraan event
yang berlaku untuk semua kegiatan pameran, yaitu:[3]
1. Menentukan Tema
Tema sangat
penting untuk menentukan langkah
selanjutnya. Tema-tema yang memunculkan fenomena baru akan banyak mendapat perhatian
dari calon peserta pameran (event) maupun pengunjung nantinya.
2. Mengadakan
Penelaahan
Sebelum
pelaksanaan, EO harus melakukan kegiatan survey untuk menjajaki berbagai hal
terkait dengan kegiatan event sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu,
lokasi, kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM), target peserta dan target pengunjung
yang diharapkan. Metode survey bisa ditempuh dengan berbagai cara, yaitu:
a. Direct mail
Kelemahan
metode ini, yaitu menyita waktu lama, karena sulit mendapat respon langsung.
b. Telesurvey
Survey bisa
juga dilakukan dengan menghubungi lewat telepon dengan calon peserta yang
didapat Event Organizer dari data base perusahaan atau data dapat
ditemukan dari surat kabar, majalah dan lain sebagainya. Metode ini lebih
efektif bila sebelumnya kita sudah terlebih dahulu mengenal orang yang kita
hubungi.
c. Personal
Interview
Event organizer
bisa menanyakan langsung tanggapan target peserta yang akan diajak apakah event
tersebut tepat atau tidak untuk dilaksanakan, sekaligus menampung usulan-usulan
dari mereka mengenai kemungkinan terbaik dari event tersebut.
Terkait dengan perencanaan event Harris dan Allen
membagi perencanaan kedalam dua tingkat perencanaan yaitu:[4]
1. Perencanaan
strategis yang membahas gambaran besar tentang sasaran jangka panjang event,
termasuk didalamnya strategi yang dibutuhkan untuk mencapainya.
2. Perencanaan
operasional membahas langkah-langkah tertentu yang dibutuhkan untuk menerapkan
strategi tersebut.
Perencanaan event diawali dari pengorganisasian
penyelenggaraan event dengan menunjuk Ketua Umum dan pembentukan panitia
pelaksana (Organizing Commite). Panitia pelaksana yang terbentuk ini kemudian
bertanggung jawab dalam hal perencanaan event.
1. Riset
Riset dilakukan
untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan dari target pasar. Melalui riset
yang dilakukan secara mendalam, penyelenggaraan dapat melihat trend yang
sedang berkembang, mengembangkan system penyediaan layanan baru dan memecahkan
masalah kecil sebelum menjadi besar. Yang dilakukan umumnya hanya dengan
menganalisis data sekunder dan laporan penyelenggaraan event sebelum-sebelumnya
ataupun dari pengalaman. Panitia bisa melakukan riset dengan menyebar kuisioner
atau melakukan focus group discussion.[6]
2. Design
(Rancangan)
Tahap ini
adalah tahap perumusan tema dan konsep event. Proses ini membutuhkan waktu
cukup lama karena terjadi seleksi ide dan konsep event.
3. Planning
Tahap ini
panitia mulai merumuskan strategi-strategi yang kemudian siap untuk
diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia melengkapi sumber daya yang
diperlukan untuk penyelenggaraan event.
4. Coordinating
Tahap ini
penekanan diletakkan pada arus proses, koordinasi peserta dan pemecahan masalah
jangka pendek. Panitia mulai mengimplementasikan strategi-strategi yang telah
disusun, melakukan kegiatan audiensi, komunikasi kepada public, gladi bersih,
dan kegiatan-kegiatan pra-event lainnya. Tahap ini bisa dimulai kurang lebih
satu setengah bulan menjelang deadline penyelenggaraan event.
5. Evaluations
Evaluasi
terhadap penyelenggaraan event ini dapat dilakukan dengan metode review secara
menyeluruh atau per-sesi. Tolak ukur menilai keberhasilan penyelenggaraan event
dengan menggunakan indikator kuantitatif, seperti jumlah peserta atau undangan
yang hadir dan transaksi, sedangkan hasil dari evalusi kualitatif dan diumumkan
saat penutupan acara.
Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO selain meliputi perkiraan
biaya, tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi
hingga perparkiran, Event Organizer atau EO juga melaksanakan
hal-hal seperti mengembangkan konsep atau tema acara, memilih dan menentukan
pembicara, koordinasi kebutuhan di lapangan (listrik, sound system,
dan lain-lain), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan, polisi,
pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan profesional dan petugas
kebersihan.[7]
Hal
yang perlu ditelaah sebelum mengadakan kegiatan antara lain adalah:
a. Tempat (venue): fasilitas
penunjang yang dimiliki tempat atau gedung dapat mempermudah atau sebaliknya,
mendatangkan tantangan baru terhadap waktu, pekerjaan, dan biaya pelaksanaan
acara.[8] meliputi berapa besar ruang atau tempat yang
diperlukan untuk menampung peserta atau pengunjung, indoor atau outdoor.
b. Waktu
pelaksanaan: EO harus mampu mengelola waktu (time management) pertanyaan pertama
yang diajukan EO kepada klien adalah “kapan (hari-H/tanggal/waktu) klien ingin
acara itu dilaksanakan ?” jawaban atas pertanyaan itu akan menunjukkan berapa
banyak waktu yang tersedia bagi EO dalam melakukan persiapan.[9]
merencanakan waktu merupakan faktor
penting supaya acara ini tidak bersamaan dengan acara serupa di tempat lain.
c. Fasilitas
pendukung: meliputi
toilet, telepon umum, kantin, lapangan parkir, penerangan dan informasi, pos
kesehatan dan lain sebagainya.
d. Faktor
kebersihan dan keamanan: pengunjung akan merasakan kenyamanan apabila kedua faktor ini terjaga
dengan baik.
e. Analisis
Anggaran: sebagai
event organizer harus memperhitungkan kemungkinan yang akan terjadi pada event.
Karena bisnis bidang event banyak mengandung resiko diantaranya perhitungan
mengenai perkiraan pemasukan uang dari hasil event atau pengeluaran kegiatan
yang tidak terduga.
PENUTUP
Kesimpulan
perencanaan sebuah event ialah upaya pemikiran dan
perancangan sebuah acara agar dicapai hasil yang efisien dan teratur. Charles
Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah
representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang memberikan panduan
untuk mencapai tujuan”.
Harris dan Allen membagi perencanaan kedalam dua
tingkat perencanaan yaitu:
1.
Perencanaan strategis yang membahas gambaran besar tentang sasaran
jangka panjang event, termasuk didalamnya strategi yang dibutuhkan untuk
mencapainya.
2.
Perencanaan operasional membahas langkah-langkah tertentu yang
dibutuhkan untuk menerapkan strategi tersebut.
Hal yang perlu ditelaah sebelum mengadakan kegiatan
antara lain adalah:
1.
Tempat (venue)
2.
Waktu
pelaksanaan
3.
Fasilitas
pendukung
4.
Kebersihan
dan keamanan
5.
Analisis
Anggaran
DAFTAR PUSTAKA
Setiawan
Ebta, Kamus Besar Bahasa Indonesia. (KBBI Offline Versi 1.1 Freeware
2010) tanggal 25 september 2016
Little John Stephen dan Karen A. Foss. Teori Komunikasi, (Jakarta: Salemba Hmanika, 2009)
Evelina
Lidia. Event Organizer Pameran, (Jakarta: Indeks, 2009)
Rob
Harris dan Allen
Johnny.
Perencanaan dan Pengelolaan Event dan Festival. (Sidney: University of Technology,2002)
Goldbatt
Joe. Special Event - Third Edition. (New York: John Wiley and Sons,
2002).
Saputro Johan
10730062.
Skripsi (Perencanaan Event
Manajement Festival Kesenian Yogyakarta sebagai Media Komunikasi Identitas
Yogyakarta), (UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta, 2014).
Natoradjo
Sulyus. Event organizing Dasar-dasar
Event Management, (PT Gramedia, Jakarta 2011)
[1] Ebta Setiawan, Kamus Besar Bahasa Indonesia.
(KBBI Offline Versi 1.1 Freeware 2010) tanggal 25 september 2016
[2] Stephen Little John dan Karen A. Foss. Teori Komunikasi, (Jakarta:
Salemba Hmanika, 2009) h. 185
[4]Harris Rob dan Johnny Allen. Perencanaan dan
Pengelolaan Event dan Festival. (Sidney: University of Technology,2002) h. 5.
[6] Johan Saputro 10730062. Skripsi
(Perencanaan Event Manajement Festival Kesenian Yogyakarta sebagai Media
Komunikasi Identitas Yogyakarta), (UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta, 2014).
h. 91
[7] http://komuniaksiku.blogspot.co.id/2015/08/event-organizer.html diunduh tanggal 25 september 2016
[8] Sulyus Natoradjo. Event
organizing Dasar-dasar Event Management, (PT Gramedia, Jakarta 2011) hal.
55
[9] Sulyus Natoradjo. Event
Organizing Dasar-dasar Event Management, (PT Gramedia Jakarta). Hal. 54