BAGAIMANA MENATA SEBUAH PERTEMUAN ATAU RAPAT?

 

Bagaimana Menata Sebuah Pertemuan (Rapat)?

Pada dasarnya menata persiapan rapat dimulai dengan mengidentifikasi tujuan rapat sespesifik mungkin. Apakah tujuannya untuk bertukar pendapat, menginformasikan atau menggali ide, menyelesaikan masalah, menentukan tindakan atau mengklarifikasi peran dan tanggung jawab. Hal – hal yang perlu di perhatikan dalam menata sebuah rapat terkumpul dalam 4W + 1 H (Who, When, What, Where dan How), menyusun agenda dan membagi tugas, penejelasannya ialah sebagai berikut:[1]

1.      Who (Siapa yang perlu hadir) : Undanglah hanya orang yang benar-benar perlu hadir dalam rapat tersebut. Mereka adalah

a.       Pengambil keputusan kunci masalah tersebut.

b.      Orang yang memiliki informasi dan pengetahuan tentang topic terkait

c.       Orang yang memiliki komitmen, kepentingan atau peran dalam masalah tersebut

d.      Orang yang perlu mengetahui informasi yang dilaporkan untuk dapat melakukan pekerjaannya

e.       Orang yang akan diperlukan untuk mengimplementasikan keputusan yang diambil.

Dan factor yang perlu diperhatikan adalah Pastikan berapa jumlah paserta yang akan menghadiri pertemuan dan menyiapkan makalah atau paper sesuai jumlah pesrta jika pada pertemuan itu menggunakannya.

2.      How (Bagaimana mengundang orang tersebut) : Setelah mengetahui siapa yang perlu hadir, undanglah mereka secara pribadi. Pastikan mereka mengetahui siapa yang menggelar acara tersebut. Beri tahu tujuan rapat. Berilah peran aktif dalam rapat. Degan demikian mereka pasti akan hadir.

3.      When (Kapan pertemuan/ rapat tersebut akan dilaksanakan) : Selain rapat rutin yang memang terjadwal, pilihlah waktu yang nyaman bagi semua peserta untuk rapat khusus (bukan rapat rutin). Faktor yang diperhatikan dalam menata sebuah pertemuan adalah :

a.       Jadwalkan waktu untuk pertemuan, sehingga jelas apa pertemuan ini adalah tentang dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.

2. Jadwal tempat pertemuan yang kondusif untuk diskusi.
3. Jika pertemuan tersebut dalam jangka waktu yang panjang, maka dipersiapkan waktu istirahat yang tepat dan baik.

4.      Where (Dimana pertemuan/ rapat tersebut akan dilaksanakan) : Tempat begantung pada ukuran dan tujuan rapat. Jika akan melkaukan rapat sumbang sarang dan memiliki dana yang cukup, pertimbangkan untuk melaksanakan di luar kantor. Memang akan memerlukan upaya lebih untuk mnegaturnya tapi biasanya kulitas output dari rapatakan menjadi lebih baik.

5.      What (Apa yang akan dilakukan selama pertemuan/rapat tersebut): pola penataan ruang dan meja sebaiknya diatur sedemikian rupa sehingga peserta dapat saling melihat dan perbicara langsung agar tercipta dialog aktif yang sangat baik bagi rapat pemecahan masalah ata pengambilan keputusan. Pengaturan duduk berbentuk lingkaran atau U lebih baik jika ingin menghindari kesan hierarkis (bersifat hierarki: Pangkat jabatan)[2].

 Faktor yang juga perlu diperhatikan adalah penataan Ruang Pertemuan. Dalam mengatur ruang pertemuan, selayaknya kita tidak begitu saja menerima apa yang tersedia di dalam gedung. Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dan bebrapa tata letak yang bisa digunakan. Pertimbangan tata letak meja dan kursi harus diatus sesuai tujuan dan isi acara. Bahkan tata letak pun harus lebih dipikirkan bila menuntut pendengar atau audien untuk berpartisipasi dan berinteraksi. Pilihlah ruangan yang memang membantu tujuan-tujuan rapat.[3]

Selanjutnya ialah memperhatikan Menata Peralatan Pertemuan:

1. Menyiapkan alat pengeras suara, baik yang untuk digunakan oleh presenter maupun oleh peserta.
2. Pastikan seberapa besar volume pengeras suara yang dibutuhkan dengan menyesuaikan besarnya ruang pertemuan.
3. Menyiapkan peralatan visual yang dibutuhkan dan memastikannya dapat bekerja dengan baik sebelum pertemuan dimulai

6.      Menyusun agenda : menyusun agenda dimulai dari tujuan kemudian peserta. Yang dimasukkan dalan agenda umunya adalah hal-hal sebagai berikut:

a.       Tujuan rapat yang dinyatakan dengan jelas

b.      Hasil yang diharapkan

c.       Kelompok apa yang akan mengikuti rapat/ siapa pesertanya

d.      Waktu, tanggal dan tempat

e.       Durasi rapat

f.       Siapa penyelenggara rapat

g.      Apa peran setiap pesrta rapat

h.      Tiap item agenda yang akan dibahas (tentukan penaggung jwab dan alokasi waktu)

i.        Bahan-bahan lain yang akan dipergunakan dalam persiapan

Dibawah ini adalah contoh susunan agenda rapat:[4]

Agenda Rapat
Tujuan :	Penetapan Harga untuk Produk Baru
Sasaran :	Mengembangkan pedoman penetapan harga produk baru
Topik Rapat :	Mempertimbangkan variable-variabel yang dapat memengaruhi penetapan harga; menetapkan pedoman penetapan harga
Peserta :	Hans, Maria, Javier, Edward, Janny
Lokasi :	Ruang konferensi, lantai 5
Tanggal dan waktu :	14.00 WIB, 2 Oktober 2015
Item Agenda			Nama	Alokasi Waktu
Pembukaan			Hans	5 menit
Ulasan tentang biaya produk standar, di luar biaya pengembangan			Edward	5 menit
Laporan tentang saluran distribusi optimal			Javier dan Edward	10 menit
Ulasan tentang harga pesaing			Maria	5 menit
Hasil laporan dari kelompok focus pelanggan, uji produk, dan lainnya			Janny	10 menit
Diskusi kelompok tentang penetapan harga			Semua	15 menit
Menetapkan pedoman penetapan harga final			Semua	5 menit
Langkah-langkah selanjutnya			Hans dengan masukan dari semua	5 menit

7.      Membagikan Peran dan Tanggung Jawab Rapat : saat mempersiapkan rapat, pastikan membagi semua peran dan tanggung jawab kepada semua peserta. Peran-peran tersebut adalah:[5]

a.       Pemimpin :

b.      Fasilitator

c.       Notulis

d.      Kontributor

e.       Pakar

DAFTAR PUSTAKA

W.J.S. Poerwadarminta. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Jakarta: Balai Pustaka

Melati E. Pocket Mentor Menyelenggrakan Rapat; Solusi Pakar untuk Masalah Pekerjaan. (Esensi Erlangga Group,2008).

Harvard Business School Publishing. The Manager’s Guide to Effective Meetings. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston : Harvard Business School Publishing,2001.

http://ardi-ardo.blogspot.com/2009/10/bagaimana-menata-ruang-pertemuan.html

---

[1] Penerjemah Melati E. Pocket Mentor Menyelenggrakan Rapat; Solusi Pakar untuk Masalah Pekerjaan. (Esensi Erlangga Group,2008). Hal. 15

[2] W.J.S. Poerwadarminta. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Jakarta: Balai Pustaka. 2005. hlm. 654

[3] http://ardi-ardo.blogspot.com/2009/10/bagaimana-menata-ruang-pertemuan.html

[4] Penerjemah Melati E. Pocket Mentor Menyelenggrakan Rapat; Solusi Pakar untuk Masalah Pekerjaan. (Esensi Erlangga Group,2008). Hal. 19

[5] Harvard Business School Publishing. The Manager’s Guide to Effective Meetings. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston : Harvard Business School Publishing,2001.